Die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (oder kurz GoBD) gelten seit 2015 und ersetzen die bis dahin geltende GDPdU aus dem Jahre 2002. Am 31. Dezember 2016 endet die Übergangsfrist für die neuen, verschärften Regeln der GoBD. Viele Unternehmen, so ergaben Befragungen, sind aber noch nicht ausreichend oder gar nicht darauf vorbereitet.
Erfüllen Sie in Ihrem Unternehmen alle Regelungen, insbesondere bei der gesetzes-konformen Aufbewahrung aller geschäftlichen E-Mails? Die Auswirkungen für Unternehmen können schwerwiegend sein. Ein Verstoß gegen die GoBD kann zu erheblichen finanziellen Nachteilen führen.
Die GoBD beschreiben, wie sich die Finanzverwaltung die Buchführung und die sonstigen steuerrelevanten Aufzeichnungen, hierzu zählen auch die geschäftlich aus- und eingehen-den E-Mails und die entsprechenden Dateianhänge, im Unternehmen vorstellt. Dies beinhaltet die maschinelle Auswertbarkeit, die Verfahrensdokumentation, das interne Kontrollsystem und die elektronische Archivierung sowie den Datenzugriff der Finanzbehörden.
Die entsprechenden Daten sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.
Alle Software-Systeme und Prozesse, die mit steuerrelevanten Daten zu tun haben, also auch alle geschäftlichen E-Mails und die mitversandten Geschäftsunterlagen, wie Lieferscheine, Rechnungen, etc., müssen die Anforderungen der GoBD erfüllen. Eine rechtssichere Archivierungslösung ist damit unverzichtbar!
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Nach dem Ablauf der letzten Übergangsfrist sind die GoBD uneingeschränkt gültig. Sollten Sie Ihre Buchhaltung nicht angepasst haben, droht Ihrer Buchhaltung im schlimmsten Fall die Verwerfung wegen Nichtkonformität mit den GoBD.
Besondere Vorsicht ist geboten, wenn Sie Vorlagen für Word, Excel o.ä. zur Erstellung von steuerrelevanten Ausgangsbelegen (z.B.: Rechnungen, Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, etc.) verwenden. Word, Excel, oder vergleichbare Textprogramme sind Dateiformate, die leicht änderbar sind. Die Speicherung und Ablage in diesen Dateiformaten in einem Dateisystem (wie z.B.: Windows Explorer, Dropbox o.ä.) sind somit nicht GoBD-konform.
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